Etapes générales pour organiser un séminaire

Catégories : Informations sur les séminaires

Vous organisez un séminaire ? Que ce soit à titre professionnel ou associatif, il est indispensable de passer par des étapes précises pour que cet événement se déroule comme souhaité. Vous pouvez aussi faire appel à de nombreux prestataires extérieurs qui seront en mesure de vous accompagner à chaque étape de cet évènement.

Qu’est ce qu’un séminaire ?

Véritable opération de communication, un séminaire est une « réunion » qui peut s’étaler sur plusieurs jours. Le séminaire est en général interactif entre les participants qui échangent de concert autour d’un thème (professionnel ou autre).

Un lieu est prévu et chacun vient et participe aux différentes manifestations que comprendra ce temps dédié. Un séminaire peut se tenir en intérieur ou en extérieur. Il peut revêtir la forme d’échanges et de réunion au même titre que de proposer des activités et des mises en situation.

Chaque séminaire, chaque forme qui peut prise par cet évènement répond à une demande et à une attente précise. C’est l’objectif qui va pousser à sa mise en place.

Une organisation précise en amont

Les points à définir en priorité sont :

  • L’objet précis de l’événement, son thème et le besoin qu’il couvre
  • la date et la durée de l’événement
  • la cible. Cela vous permettra d’évaluer le nombre de personnes potentielles qui seraient présentes à votre évènement
  • ce qui vous permettra de déterminer le lieu idéal. Il ne s’agirait pas de réserver une salle de 50 places pour un séminaire de 150 personnes.
  • Définir les ressources financières à la mise en place de ce séminaire (réservation de salle, caution éventuelle, traiteur…)
  • Lister les aspects techniques et logistiques pour les participants
  • Définir la communication qui se mettra en place autour de l’évènement
  • être présent pendant le séminaire pour pallier à tous problèmes

L’organisation d’un tel événement va forcement vous confronter à de nombreux aléas. Un événement qui coule de source n’existe pas sinon ça se saurait. C’est ce qui rend ce type de manifestations aussi compliqué à mettre en œuvre et à suivre.

Pour éviter toutes déconvenues, l’idéal est de prévoir en sus des moyens techniques. D’anticiper toute éventualité. D’être réactif le temps passé sur place pour répondre aux attentes des participants et aux impondérables.

L’après-séminaire ?

Des dysfonctionnements constatés dans l’organisation sont autant de points de travail et d’avancées pour une mise en œuvre ultérieure.

Il s’agira de voir si l’organisation a été en mesure de remplir les objectifs attendus au départ.

Un point et des avis demandés aux participants à l’issue de la manifestation pourront également être le moyen pour appliquer des correctifs nécessaires dans le futur.

Bonne chance pour votre organisation!

 

Auteur :Pierre

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