Organiser un colloque réussi

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Il existe de nombreuses raisons qui peuvent vous pousser à vouloir organiser un colloque. Cependant, cela requiert également une grande organisation, ce qui peut être décourageant. Pour vous aider dans vos démarches, nous vous proposons ces conseils qui vous permettront de mieux vous préparer.

Faire appel à une agence événementielle

Il vous faudra prévoir un comité d’organisation, qui travaillera sur l’organisation de l’événement. Pour plus d’efficacité, choisissez un nombre réduit de collaborateurs et définissez clairement leur rôle (responsable technique, trésorier, etc.). Ce comité sera en charge d’établir le budget, de prévoir la date et la durée de l’événement (en prenant en compte la disponibilité des conférenciers ou de la tenue d’autres colloques pouvant faire de l’ombre au vôtre), de mettre en place un échéancier, etc.

La meilleure chose à faire, si vous n’êtes pas un spécialiste de ce genre de problématiques, est de faire appel à une agence événementielle. Attention, cependant, il ne faut pas en choisir une au hasard. Comme pour tout, il en existe de bonnes et de mauvaises. Portez votre choix sur une agence qui possède de solides références ou qui vous a été recommandée. Elle vous aidera sur de très nombreux points.

Préparer votre événement

Il existe de très nombreux éléments à prendre en compte quand vous organisez un colloque. Si vous faites appel à une agence, vous serez assisté et ne devriez pas rencontrer de problème majeur. Mais pour vous permettre d’avoir une vision d’ensemble du projet, nous vous proposons de passer en revue les principaux points.

Il vous faut penser au personnel dont vous aurez besoin pour votre colloque. Vous devrez accueillir les participants et les conférenciers ou répondre à leurs interrogations il faut donc du personnel dédié. Pour communiquer autour de votre événement après son déroulement, vous pouvez aussi penser à des photographes chargés d’immortaliser l’événement. Vous devez aussi prévoir un maître de cérémonie ou encore un président d’honneur si votre événement s’y prête. Il faudra inviter des conférenciers et des participants et choisir par quel moyen les personnes souhaitant assister à votre colloque doivent s’inscrire et/ou payer.

Bien entendu, il est nécessaire de prévoir le budget à allouer à l’événement. Vos dépenses seront très variées : promotion (publicité, site web), location de locaux, agence événementielle, invitations… Vous devrez également prévoir combien doivent payer les personnes qui assisteront à votre colloque. Pour le financement, outre votre propre budget, tentez de trouver des sponsors. Vous devrez aussi préparer tout le matériel nécessaire : papeterie, matériel audio ou vidéo, etc. Pensez également à prévoir une pochette à remettre à tous les participants contenant tout ce qui peut leur être utile tel qu’un un crayon, des informations utiles sur le colloque, un cahier etc.

Enfin, il est nécessaire d’établir un programme clair, heure par heure. Prévoyez des programmes imprimés avec les différents ateliers et leur thématique. Vous pouvez aussi y ajouter les lieux d’intérêt touristique ou les hôtels où loger (si votre colloque n’a pas lieu dans un hôtel).

Bien préparer les locaux

Il est également nécessaire de choisir les locaux où se déroulera l’événement. Vous devez chercher une salle en prenant en compte sa capacité d’accueil, la présence de plusieurs pièces (pour aménager des salles de repos, de réunion, un vestiaire). Il vous faudra ensuite penser à l’ameublement nécessaire (chaises, tables). Peut-être est-il important d’avoir un accès à internet ? Si oui, vérifiez que la salle qui vous intéresse permet d’accéder à internet et prévoyez tout le matériel nécessaire pour que son accès soit aisé.

Enfin, si vous prévoyez un repas, il faut également établir le menu et le préparer (avec les coûts que cela implique). Si vous n’avez rien prévu, ajoutez dans la documentation de votre colloque une liste d’endroits où se restaurer à proximité. Préparez aussi des boissons à distribuer durant toute la durée de l’événement : de l’eau, du café, etc.

 

Avec cet aperçu, vous avez les cartes en main pour commencer à organiser votre colloque.

Auteur :Pierre

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